Сегодня методы проектного управления широко используются как в государственных структурах, так и в бизнесе. Если проекты ведутся в организациях где отсутствует профессиональный менеджмент, то рано или поздно организация будет вынуждена применить необходимые правила и стандарты, которые уже описаны в методологиях управления проектами. Обычно это случается поздно. Результат - неудачные проекты, неоправданные затраты, потраченное впустую время.
Узнать больше об управлении проектами, научиться планировать проект, формировать команду, составлять бизнес-план проекта, разработать и реализовать проект развития своей организации Вы сможете на программе профессиональной переподготовки "Управление проектами".
Ниже приведены 10 правил управления проектами, соблюдая которые Вы достигнете успеха в реализации Ваших проектов.
Правило 1: Создайте хороший бизнес-план
Убедитесь в том, что в основе вашего проекта лежит продуманный бизнес-план,обеспеченный сильной поддержкой спонсора. Экономическое обоснование – фундамент проекта. Оно должно содержать список ожидаемых выгод. На него должны ориентироваться все, кто вовлечен в проект. Это – первоочередная причина, по которой проект вообще запущен. В ходе работы проект меняет свой статус, реализует изменения, производит продукт или дает иной результат. Бизнес-план должен внятно объяснить, что будет происходить с проектом и почему.
Хорошо написанный бизнес-план, возможно, является самым эффективным методом для создания визуального представления о результатах работы в воображении потенциального клиента. Убедитесь в том, что вы хорошо изучили все ключевые вопросы перед составлением бизнес-плана проекта.
Правило 2: Определите факторы, критичные для успеха проекта
Определите вместе с заказчиком, какие ключевые факторы способны повлиять на успех вашего проекта. Убедитесь в том, что они измеряемы. Например, «15% снижение стоимости сырья к концу года». Используйте информацию об этих факторах после завершения работы над проектом, чтобы измерить степень его успешности. Результаты проекта должны быть такими, чтобы их можно было выразить в конкретных цифрах. Остальные параметры будут второстепенными по отношению к критическим факторам успешности. Соблюдение этого правила поможет составить реалистичный контракт с заказчиком.
Для проверки задайте себе вопрос: «Могу ли я описать критические факторы успешности проекта в 25 словах?»
Правило 3: Создайте хороший проектный план
Согласно поговорке, «время, потраченное на разработку плана, - это время, проведенное с пользой». Убедитесь в том, что у вас есть четкий план работ, что все его детали тщательно продуманы, и что все, кто вовлечен в проект, хорошо понимают направление усилий. Хороший проектный план содержит следующую информацию:
- четко задокументированные этапы и результаты проекта;
- реалистичные сроки;
- точную оценку стоимости;
- детальный план ресурсов;
- систему раннего оповещения, которая помогает отслеживать отставание по срокам;
- способы отслеживать прогресс и фокусировать команду на поставленных задачах.
Недостатки планирования приведут к проблемам. Убедитесь, что вы предусмотрели погрешности во всех расчетах. Рекомендую устанавливать погрешности в размере 10-15%. Лучше смотреть на положение дел слегка пессимистически, но закончить проект вовремя, чем оставаться оптимистом и упустить сроки. Однако, будьте осторожнее: слишком большая погрешность может привести к заниженным оценкам, что так же плохо, как и завышенные ожидания.
Положение 10 из «Топ-10 фраз, подслушанных во время работы над провальным проектом» Рика Клемма гласит: «Проектный план? Этот проект слишком простой, чтобы тратить время на создание плана!» Это серьезная ошибка, которую никогда не сделает опытный проектный менеджер.
Правило 4: Управляйте ожиданиями
Управление ожиданиями – цель номер 1 в работе проектного менеджера. Один из способов ее достичь – разбить проект на несколько подпроектов с более мелкими фазами и результатами. Этот метод известен как «гибкий подход». Вы управляете ожиданиями, достигая промежуточных результатов, что позволяет заказчику видеть прогресс работы, задавать вопросы и обсуждать проблемы.
Правило 5: Мотивируйте команду
Мотивированная команда сделает все возможное, чтобы завершить проект в срок,уложиться в бюджет и обеспечить надлежащее качество. Мотивируйте команду, максимально вовлекая сотрудников в процесс работы. Разбивайте проект на мелкие этапы, чтобы создать у команды ощущение прогресса. Помните о необходимости регулярной коммуникации – не забывайте сообщать команде, когда вы одобряете их действия. Не стоит сводить общение только к порицаниям.
Ли Якокка, хорошо известный своим вкладом в возрождение Chrysler Corporation в 1980-х, сказал: «Мотивация – это самое важное. Вы можете работать за двоих, но не станете двумя разными людьми. Однако, вы можете вдохновить вашего подчиненного, а он, в свою очередь, вдохновит своих сотрудников».
Правило 6: Выясняйте, а не придумывайте
Это особенно верно в отношении проектного менеджмента. Хорошо налаженная коммуникация с заказчиками, конечными пользователями, спонсорами и, в особенности,с проектной командой очень важна для успеха проекта.
Все ли в команде хорошо понимают вас?
Хорошо ли сотрудники понимают, чего от них ждут, или вы считаете, что они понимают?
Хорошо ли налажена связь между сотрудниками, общение с заказчиком?
Важность хорошей коммуникации невозможно переоценить, поэтому общайтесь с заинтересованными лицами так много, как это необходимо. Не думайте, что люди всегда понимают, чего от них хотят.
Правило 7: Говорите «Нет!»
Самое ценное и наименее употребляемое слово из словаря проектного менеджера – «нет». Никогда не обещайте того, чего не сможете выполнить. Позднее это гарантированно принесет проблемы. Будьте непреклонны независимо от того, насколько авторитетен человек,с которым вы общаетесь – позже он только поблагодарит вас за это. Если этого не случится,вам, возможно, пора сменить работу. Ваш отказ должен быть твердым и обоснованным.
Правило 8: Избегайте расширения границ проекта
Расширение границ проекта – одна из самых распространенных причин, по которым проект превышает бюджет и сроки. Заказчики часто забывают о дополнительных заданиях и тех усилиях, которые вы приложили для их выполнения. Убедитесь, что вы выяснили все ожидания еще в начале работы над проектом. Четко определите, что входит в рамки проекта, и что выходит за границы. Укажите это в ключевой проектной документации. Не рассчитывайте, что заказчик прочтет и поймет эти документы. Попробуйте провести хотя бы часовое совещание с заказчиком, чтобы просмотреть проектный план. Убедитесь, что клиент понял и согласовал масштаб проекта. Не предпринимайте никаких действий до окончательного согласования.
Маленькие изменения имеют свойство накапливаться, что приведет к превышению бюджета и нарушениям календарного плана. Избегайте этого!
Правило 9: Определите риски проекта
Никто не любит думать о рисках – в особенности, в начале работы над проектом. Однако, избегать этого вопроса можно только на свой страх и риск. Ведите реестр рисков, в котором будут указаны меры по снижению каждого из них. Разошлите ваш план по управлению рисками всем заинтересованным сторонам и найдите время, чтобы обсудить с ними все возникшие вопросы. Четкое понимание своих действий в любой неблагоприятной ситуации значительно снижает нагрузки.
Не позволяйте рискам застать вас врасплох и погубить проект.
Правило 10: Закройте проект
По определению, каждый проект имеет определенный жизненный цикл. Незавершенный проект будет продолжать потреблять ресурсы. В конце работы над проектом заказчик должен подтвердить, что все желаемые результаты были достигнуты. Пусть он подпишет все необходимые документы, в противном случае он должен указать на недоработки. Исправьте их. На этом этапе вы можете попросить клиента заполнить анкету, чтобы узнать, насколько он удовлетворен вашей работой. Результаты опроса могут предоставить вам ценную информацию, которая будет полезна в работе над другими проектами.
Работа проектного менеджера сложна и многогранна, однако, вы будете переживать гораздо меньше стрессов, если воспользуетесь этими 10 правилами.
Подать заявку на программу профессиональной переподготовки "Управление проектами".
По материалам ресурса http://professionali.ru/Soobschestva/upravlenie_proektami/zolotye-pravila-upravlenija-proektami
Для слабовидящих
Войти
